Comune di Ferrara

salta i contenuti principali a vai al menu 7° forum (apertura: 23 aprile)

Migliorare l’efficienza di una amministrazione pubblica sembra a molti un obiettivo impossibile da conseguire. Nell’immaginario collettivo si è infatti consolidata da tempo l’idea che la cosiddetta burocrazia rappresenti uno dei mali peggiori della nostra società, un drago dalle mille teste impossibile da sconfiggere.
Molte sono le ragioni che alimentano questa rappresentazione alcune sicuramente reali altre frutto di una informazione non sempre corretta che sottovaluta i vincoli ordinamentali, contrattuali ed economici che condizionano l’azione amministrativa.

Partendo da questa consapevolezza il Comune di Ferrara già da qualche anno ha avviato un processo di riorganizzazione e riqualificazione che sta interessando trasversalmente tutto l’apparato, con impatti importanti verso tutti i suoi interlocutori (i cosiddetti stakeholder) interni ed esterni, perseguendo un modello caratterizzato dal passaggio da una amministrazione formale ed unilaterale ad una più trasparente, partecipata e costruita a misura di cittadino: ovvero un’AMMINISTRAZIONE DI QUALITÀ.

Le strategie per rendere possibile un processo di miglioramento della nostra macchina amministrativa si sviluppano su due versanti.
Uno interno che ha l’obiettivo migliorare l’efficienza e l’efficacia dell’azione amministrativa, l’altro esterno orientato a rendere più agevole l’accesso ai servizi da parte dei cittadini e a favorirne la partecipazione.

A) Dimensione interna

Per quanto riguarda la dimensione interna il percorso intrapreso ha sviluppato alcuni interventi di grande impatto.
1) Il primo è rappresentato dalla costituzione dei tre Dipartimenti (Territorio, Risorse e Servizi alla Persona), che intende favorire il massimo livello di coordinamento delle azioni finalizzate a perseguire gli obiettivi strategici dell’amministrazione attraverso una visione unitaria e garantendo una costante e stabile interazione tra i soggetti decisori.
2) Il secondo è l’individuazione del Responsabile Unico di Procedimento ovvero l’associazione formale della responsabilità complessiva di ottenere un risultato ad una persona fisica.
3) Il terzo intervento, favorito anche dall’adozione del Regolamento di organizzazione, è lo sviluppo della metodologia del lavoro di gruppo e su progetto finalizzato ad integrare le competenze presenti e a semplificare le procedure, riducendo i tempi della realizzazione.

B) Dimensione esterna

Per quanto riguarda l’istituzione di servizi realmente a misura di cittadino, si è inteso agire sugli orari dei Servizi/Uffici, sulla sistematizzazione delle indagini volte a misurare il grado di soddisfazione degli utenti, e più generalmente sul consolidamento delle relazioni con i cittadini, principali stakeholder dell’Ente.
In tal senso il Comune di Ferrara ha attivato una serie di azioni finalizzate a stimolare la partecipazione dei cittadini, delle associazioni, dei giovani, delle forze sociali ed economiche: in primo luogo per informare, e poi per confrontare gli orientamenti dell’Amministrazione e compiere scelte condivise.
L’esigenza di dare massima concretezza a questi impegni a poco più di un anno dalla scadenza del mandato amministrativo rende necessario concentrare l’attenzione su alcune priorità che in estrema sintesi vengono di seguito esposte.

La linea d’azione più significativa per la gestione del personale può essere riassunta nella necessità dell’Amministrazione di riappropriarsi, compatibilmente con il quadro ordinamentale e contrattuale del pubblico impiego, delle prerogative tipiche del datore di lavoro.
E’ quindi necessario definire un insieme di azioni che, pur muovendosi nel contesto garantista del lavoro pubblico, siano in grado di incidere sulla produttività della macchina amministrativa (sia in termini quantitativi che qualitativi).
L’amministrazione ritiene a tal fine vada posta maggiore attenzione a:
- rigoroso rispetto dell’orario di lavoro ribadendo l’esigenza imprescindibile di utilizzare gli strumenti di rilevazione delle presenze per qualsiasi movimento in uscita e in entrata del personale
- corretto utilizzo dell’orario straordinario che finalizzato a far fronte ad esigenze imprevedibili ed urgenti deve essere preventivamente autorizzato dal Dirigente nell’ambito delle ore assegnate al proprio servizio
- programmazione dei congedi ordinari attraverso il piano ferie per garantire la continuità dei servizi istituzionali e non
- rigoroso rispetto dell’esclusività del rapporto di lavoro del pubblico dipendente che pertanto non può esercitare altre attività lavorative esterne se non autorizzato e a determinate condizioni.
- riduzione dell’assenteismo attraverso un sistematico utilizzo delle visite fiscali
- corretto utilizzo dei mezzi informatici e strumentali dell’Ente in particolare di internet.
Strumenti fondamentali per presidiare questi elementi sono: la responsabilizzazione del personale apicale (ovvero i massimi dirigenti) nella costante verifica "sul campo" dei comportamenti dei dipendenti loro assegnati, il potenziamento del servizio personale per prevenire accertare e sanzionare tutti i comportamenti non corretti, l’attivazione di funzioni ispettive.

Oltre agli aspetti che attengono la regolamentazione delle prestazioni del personale dipendente in termini di quantità un nodo fondamentale per dare efficienza alla macchina comunale è rappresentato dalla qualità del lavoro.
Tra le maggiori criticità della P.A. vi è senza dubbio la sua efficienza intesa quale capacità di azione o di produzione con la massima efficacia con il minimo di scarto, di spesa, di risorse e di tempo impiegati.
Elemento fondamentale ed imprescindibile per ottenere efficienza è una razionale distribuzione dei carichi di lavoro e la capacità di misurare e quindi valutare l’adeguatezza dell’impegno profuso da ciascuno nello svolgimento dei compiti assegnati.
In questo campo l’Amministrazione ha sicuramente investito molto rivedendo radicalmente il sistema di programmazione e controllo che è ora in grado di assicurare un monitoraggio puntuale dello stato di avanzamento dei programmi dell’ente (per un esempio vai al monitoraggio dei progetti di mandato del sindaco).
Tutta l’attività è infatti ricondotta a specifici obiettivi per i quali oltre al diretto responsabile vengono individuate le fasi di realizzazione, i risultati da raggiungere, le relative scadenze, gli indicatori che servono a misurare la quantità e la qualità delle azioni poste in essere.
I report del controllo di gestione oltre a garantire flussi informativi a supporto delle decisioni sono strettamente legati al sistema di valutazione del personale apicale dell’ente (dirigenti, posizioni organizzative e alte professionalità).
Il nucleo di Valutazione utilizza infatti queste informazioni per determinare annualmente la quota della retribuzione di risultato da attribuire a ciascun dirigente.
Questo sistema che va via via affinandosi consente di dare coerenza all’impegno prioritario dell’ente che attraverso la piena responsabilizzazione dei propri dipendenti persegue l’obiettivo di una amministrazione meno legata a formalismi burocratici e maggiormente orientata ai risultati.

Le due ultime leggi finanziarie (2007 e 2008) hanno fornito alle amministrazioni pubbliche importanti strumenti per il superamento delle forme di lavoro precario sorte in gran numero nel periodo in cui vigeva un sostanziale blocco delle assunzioni.
L’amministrazione comunale ha inteso utilizzare ampiamente queste normative per consolidare la propria struttura organizzativa.
Con una complessa operazione di respiro pluriennale ha innanzitutto affrontato il problema della stabilizzazione del personale educativo ed ausiliario dei servizi scolastici.
Nell’arco di tre anni (2007/2009) verranno quindi messi in ruolo 89 dipendenti della scuola (63 insegnanti e 26 ausiliari) che hanno maturato i requisiti previsti dalla legge.
Ulteriori interventi di stabilizzazione riguardano i cosiddetti co.co.co. ed il personale a tempo determinato che alla data del 29/9/2007 abbia maturato o in corso di maturazione un rapporto quanto meno triennale con l’amministrazione.
Nel corso dell’esercizio 2008 si completerà quindi un processo di ulteriore consolidamento del personale a tempo indeterminato che complessivamente riguarderà circa 70 persone.

Sempre dalla legge finanziaria (2008) deriva un importante indicazione sul contenimento dei costi della politica che per il Comune di Ferrara comporta tra l’altro la radicale riduzione delle circoscrizioni da 8 a 4.
La necessità di ottemperare al disposto normativo sarà colta dall’Amministrazione per una riorganizzazione complessiva del sistema del decentramento che punta a razionalizzare i servizi erogati nelle diverse sedi.
Si intende infatti ripensare ad una nuova articolazione delle strutture decentrate che a fronte di una riduzione quantitativa siano in grado di assicurare ai cittadini un maggior numero di servizi.

Il successo dei percorsi riorganizzativi già attivati ed in corso di completamento troveranno un importante supporto nel rinnovato impegno dell’Amministrazione comunale a potenziare i propri sistemi informativi con il duplice obiettivo di estendere l’informatizzazione alla quasi totalità delle procedure e di assicurare la massima integrazione delle banche dati.
Oltre ai nuovi sistemi operativi che presiedono la gestione dell’attività urbanistico edilizia già attivati nei primi mesi dell’anno, sarà disponibile entro la fine dell’esercizio la procedura informatizzata per la gestione delle determinazioni dirigenziali le delibere di giunta e consiglio.

Ha infine trovato il proprio assetto definitivo il progetto per la riorganizzazione delle sedi comunali che punta a concentrare in tre poli gli uffici ed i servizi comunali.
Oltre alla storica sede di piazza municipale che continuerà ad ospitare gli organi istituzionali ed i servizi finanziari e del personale si sta concretizzando l’ampliamento del polo di viale Marconi destinato ad accogliere tutti i servizi che fanno capo al dipartimento del Territorio.
Per il terzo polo che ospiterà i restanti servizi è stata invece individuata l’area ex MOF.
La realizzazione di questa nuova sede (circa 10.000 mq) è stata affidata alla Società di Trasformazione Urbana di recente istituzione, e di cui si parlerà ampiamente nel prossimo forum. Una complessa ed articolata operazione che consentirà all’Amministrazione di riqualificare tre importanti aree - ex MOF, ex AMGA e Palazzo degli specchi - valorizzando il proprio patrimonio e senza sopportare ulteriori oneri.

Infine occore sottolineare che il Comune di Ferrara, a seguito della partecipazione al Premio Qualità PA 2007/2008, promosso dal Ministero per le Riforme e le Innovazioni nella Pubblica Amministrazione - Dipartimento della Funzione Pubblica, è risultato tra le 45 amministrazioni finaliste.
Il premio nazionale, giunto alla seconda edizione, si propone di riconoscere e valorizzare i casi di eccellenza nelle modalità di gestione della pubblica amministrazione, ottenuti attraverso pratiche di miglioramento continuo e pianificato.
L'accesso alla fase finale del premio ha consentito al Comune di Ferrara di ricevere una visita da parte di un team di esperti che effettuerà una valutazione approfondita delle performance dell'organizzazione. A seguito di quest’ultima fase verrà individuata la rosa di amministrazioni che concorrerà all’assegnazione dei premi. Una giuria, nominata dal Ministro, decreterà le amministrazioni vincitrici che riceveranno il Premio in occasione del ForumPa 2008.



Materiale informativo da scaricare


* Scarica il Regolamento sull'Ordinamento degli Uffici e dei Servizi

* Scarica la struttura organizzativa dell'Ente

* Scarica il Regolamento di organizzazione dell'assetto direzionale

* Scarica l'Indagine 2005 sulla soffisfazione degli utenti